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　　在信息时代的今天，档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值越来越被社会所认识。档案管理工作是高校工作的重要组成部分，也是高等教育中的一个重要环节，几乎涉及校内每一个机构、每一项工作、甚至每一个人。为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，有必要借助先进的通讯设施和技术手段，建设高校档案信息网络平台，实现档案信息资源的共享。

　　建设信息网络平台是经济社会发展和科技进步的客观需要

　　高校档案信息具有两方面的重要作用，其一是真实地记录高校发展的历史轨迹，其二是为档案使用者提供信息服务。随着社会的不断进步，档案管理工作进入了信息化时代，发挥档案服务作用的重要性正日益显现出来，工作重心也从“档案保管”转入到“档案利用”上来。落后的管理理念和服务手段与档案信息不断凸显的社会价值之间的矛盾日益尖锐，建设高校档案管理信息网络平台已如箭在弦。

　　以纸张和各种书写材料为主要载体、建立在手工管理基础上的、以手工服务为主要手段的传统档案管理模式，已经不能适应现代经济社会发展需要和高校自身建设要求。随着网络技术的不断发展成熟，计算机被广泛应用于目录分类、存贮和管理等档案工作，利用的方式也由单机型信息存储工具、内部联机的档案管理计算机系统，发展到自动化与网络化的新阶段。高素质人才、大量学术前沿信息的汇聚，都为高校突破教书育人的传统定位，建设成向社会输出高技术信息的科研基地提供了必要条件。现代信息传播学研究成果表明，要充分发挥信息对社会的推动作用，除了要重视信息的开发环节，还要重视信息的发布和传播，否则，即使有再高价值的信息如果不能及时的发布和广泛的传播，那也是死信息、无效的信息。高校档案网络平台就是为采集、整理、向社会发布教育、科研信息，发挥高校科研先导作用和科技助推器的社会职能而产生发展起来的。

　　建设信息网络平台是高校档案管理自身发展的客观需要

　　高校档案管理是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校创造性劳动的凝结。建立高校档案管理信息网络平台，有利于在整体上提高档案管理工作的质量和水平。首先，档案管理的规范化需要网络平台。以手工管理为主的传统型档案，受到管理人员的水平、能力、责任心等诸多因素的影响，工作质量很难保证，水平很难提高。引入网络平台后，档案管理以计算机为工具，按照规范的计算机程序来实施管理，只要按照计算机指令操作即可，形成的电子档案差异性很小，档案管理质量上的问题也会相应减少。其次，提高工作效率，降低工作强度需要网络平台。各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，可以在网络平台上直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。第三，档案工作现代化需要网络平台。把传统档案转制成网上可读的电子文件，输入档案管理信息网络系统，利用网络的强大功能进行存贮、检索、使用和管理，是档案管理工作的发展方向。

　　档案软件对适用性和扩展性越来越强

　　高校档案管理信息网络平台建设离不开优秀的档案（文档）管理软件，这种软件应该具有适用性强、扩展空间大，便于对不同密级档案信息交流使用的强大功能。由于当前还没有全国统一的高校档案管理信息网络软件发展规划和行业标准，各高校档案管理信息网络平台使用的软件及其功能各不相同。档案管理信息网络软件至少应当具备三方面的特性：一个是要有较强的适应性，档案业务要求软件具有较强的通用性，适应管理不同类型的档案，而且还应对不同应用人员素质和水平有较强的适应性；一个是要有较强的扩展性，档案管理信息网络软件用户的多变性和不确定性要求软件在设计阶段就要考虑使用人的多样性，注意增强软件功能使用的易操作性和可扩展空间；一个是要有较强的包容性。各高校之间的差异性决定了对档案管理信息网络软件的要求也各不相同，要允许使用者按照自己的需要作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。

　　而上海三盟软件有限公司众多产品中的档案管理软件正是这样一款易操作、可靠性高、存储量大、保密性好、还可以根据各大高校的不同需求来定制适合自己的管理软件。