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  随着社会经济的发展和科学技术的进步,我国逐渐进入了知识经济时代。知识经济时代的到来,对我国高校综合档案管理提出了新的要求,信息化是我国高校档案管理工作的必然趋势。提高高校档案管理的效率、实现档案信息的共享、提高档案的使用效率将会是现代化档案建设的必然要求。该文分析了知识经济背景下,我国高校档案管理工作中存在的问题,提出了解决我国高校档案管理中存在问题的对策。
   一、我国高校档案管理中存在的问题
  高校档案管理人员管理意识不足。目前,部分高校领导对档案管理的重要性认识不足,未能认识到高校综合档案管理工作对教研活动的影响,因此,对高校的档案管理工作有所忽视。高校领导对档案管理工作的忽视,导致档案管理人员的工作散漫,工作效率低下。在档案数据收集和整理工作中,缺乏系统性和完整性。整理进度缓慢,导致高校档案管理中出现信息不全、档案积压等问题。另外,高校档案管理人员的管理理念相对落后,这就导致高校综合档案管理工作不能很好地满足社会经济发展的需求。在实际的档案管理工作中,档案管理人员缺乏创新意识,无法实现档案资源的合理利用,造成了管理资源的浪费。
  档案管理人员的素质有待加强。随着社会经济的发展,档案管理工作也逐渐呈现出知识化的特点。对档案管理人员的素质也提出了更高的要求,知识经济下的高校综合档案管理工作,要求档案管理人员具备计算机操作技能、信息管理能力、信息收集和文件整理的能力等。但是,就目前我国高校档案管理人员的实际情况来看,管理人员普遍缺乏专业性,没有受过系统的训练。这在一定程度上影响了高校档案管理工作的效率,不利于高校综合档案管理工作的发展。因此,在知识经济下,培养高素质档案管理人才刻不容缓。
  档案信息利用不足。高校综合档案管理工作的重点是实现档案信息的综合利用,但是,在实际工作中,高校对综合档案信息的开发利用仅仅停留在表面,导致档案信息资源的利用不足。高校的档案资源无法满足用户的需求,也无法产生经济效益和社会效益,这就导致了高校档案管理中的资源浪费。
  档案信息开放性不足。传统的档案管理以纸质档案管理为主,档案的开发度较低,无法实现有效共享,这在一定程度上制约了高校档案管理工作的发展。高校档案管理工作人员缺乏市场意识,管理人员的思想意识较为落后,导致高校的综合档案管理处于保密状态。很多学生不了解档案的查询途径,也就无法实现对档案的利用。
  二、解决我国高校档案管理中存在问题的对策
  知识经济时代,要解决档案管理工作中存在的问题,就必须要在分析存在的问题的基础上,探讨问题解决的对策。
  加强高校档案管理人员队伍建设。加强对高校档案管理人员队伍建设包括了两方面内容,一是提高管理人员的业务技能,二是更新档案管理人员的思想观念。第一,提高档案管理人员的业务技能。加强高校档案管理人员队伍建设,是高校综合档案管理工作健康发展的重要保证。在实际工作中,高校不仅要加强对原有档案管理工作人员的教育,而且要注重创新型人才的引入。加强对高校档案管理人员管理技能的培训,培训的内容包括了现代化信息技术、档案管理技术等,切实提高档案管理人员的业务技能。第二,更新档案管理人员的思想观念。受到传统档案管理理念的影响,高校综合档案管理的开放度普遍较低。
  加上档案管理工作人员对现代信息文明和知识经济的了解较少,制约了我国高校档案管理工作的发展。因此,要促进高校档案管理工作的发展,就必须要从管理理念入手。引导档案管理人员树立现代化的档案管理意识,确保档案管理人员的思想观念跟上时代的步伐。高校领导更新理念,重视高校综合档案管理工作,加强对高校综合档案管理工作的改革。充分发挥档案管理人员的主观能动性,激发档案管理人员的创造性。在具体的工作中,实现管理和服务方式的灵活化,增强工作人员的竞争意识和服务意识,促进高校档案管理工作的健康发展。
  加强现代化信息技术的使用。加强现代化信息技术的使用,包括了利用计算机技术,完成高校档案信息的收集、整理、分类和保存等工作;通过互联网技术,实现高校档案资源的共享;加强高校档案管理的标准化建设。具体包括了档案的电子化分类、档案的网络化共享等。
  第一,档案的电子化分类。高校校园网络的建设和使用,为高校档案电子化分类的实现提供了现实基础,但是同时也增加高校档案管理的风险。为了确保档案信息的安全,高校都设置了用户登录系统。以信息的保密等级为依据,对档案进行不同程度的保密建设。在实际运作过程中,根据用户的身份,确定用户的访问等级,在确保了信息安全的同时,也实现了对信息的分类,方便了档案信息的查询和管理。
  第二,网络技术的发展,对实现高校综合档案的共享也具有重要意义。高校充分发挥校园网和自动化办公系统的作用,实现和校外网络的连通。档案管理人员可以在校内网上发布教研信息,还可以提供电子邮件等服务。另外,通过检索功能,还可以方便用户对相关信息的查阅,提高信息查询的效率,实现信息的共享。
  加强档案管理软件开发。在高校档案管理工作中,为了能够更好地实现档案管理的信息化,就必须要加强对档案管理软件的开发。加强软件开发的最终目的是要实现档案管理中的文档一体化,只要输入一次信息,就能够实现对档案信息的反复利用,减少了档案管理人员的工作量,提高了高校档案管理工作的效率。另外,加强对管理软件的开发,还能够将一些纸质档案转化成电子档案,实现对电子档案的集中化管理。信息的编辑加工和输出利用是档案一体化管理的基础,包括了对文件目录、文献和参考资料等的编辑和利用。大多数高校在建立信息化档案管理系统后,都会对原有的纸质档案进行扫描,有效提高了档案管理的速度。但是,我们也应该认识到,仅仅拥有这些功能的档案管理软件是不健全的。高校档案管理部门应该加强对档案管理软件的研发,建立一个功能齐全,查询快速,共享便捷的综合档案信息管理系统。
  转变档案管理模式。知识经济时代,知识和信息、人才、资金是三大战略资源,实现对档案信息资源的有效管理逐渐得到了人们的重视。但是长时间以来,人们对档案管理工作的评价都以馆藏数量、利用情况等指标为主。在传统档案管理工作中,这种管理模式也曾经发挥过重要作用,但随着社会经济的发展,这种管理模式已经逐渐无法满足管理工作的需求。知识经济时代,想要谋求档案管理工作的健康发展,就必须要转变档案管理模式,从硬性管理转向软性管理,促进高校档案管理工作的健康发展,更好地发挥出高校档案资源的价值。

  随着知识经济时代的到来,高校综合档案管理工作面临着新的挑战。目前,我国高校档案管理工作中仍然存在许多问题,明确管理中存在的问题,加强对相关问题的分析,而后提出解决的对策,促进高校综合档案管理工作的现代化发展。
(来源:环球市场信息导报 作者:向桦)

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