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  《商界》杂志刊登了这样一个故事。2007年底,上海市政工程管理局收到一封寄自英国名叫华恩·厄斯金设计公司的来信。信中说:“外白渡桥当初设计使用期限是100年,于1907年交付使用,现在已到期,请注意对该桥进行维修。”他们还随信提供了当初大桥设计的全套图纸,并且图纸完好如初,没有一点划痕和皱褶。
  上海外白渡桥是我国第一座全钢结构的桥梁,长期以来,外白渡桥一直是上海的标志性景观。一百年间,这家英国设计公司的办公场所和工作人员换了又换,当初大桥的设计者也早已作古,但“产品售出”100年后,他们还不忘为用户提供服务,这种“百年售后服务”值得我们企业,甚至每个人铭记和深思。是什么使这家设计公司100年前的工作和现在的工作链接起来呢?靠什么准确无误地为100年前的“产品”提供“售后服务”呢?答案无疑是档案,该公司建立了“产品档案”,不但保管好档案,而且开发利用好档案,使公司上百年的工作不脱节。毋庸置疑,这家公司建立了科学、健全的档案工作体系,也可以想象这是一家管理严谨、规范,对用户负责的企业。
  我国的企业成千上万,尤其是我国建立社会主义市场经济体制以来,各种各样的企业如雨后春笋般蓬勃发展起来,但有相当一部分企业,在创建初期还不太重视企业档案工作,造成很多企业档案流失、损毁。究其原因,是企业对档案和档案工作认识不够,没有认识到档案的真正价值,没有认识到档案工作对企业发展的重要意义。企业是追求经济效益的,讲求投入与产出。做好企业档案工作是要投入人力、物力、财力的,或许暂时不能产生经济效益,但不能因为档案工作不能立竿见影产生经济效益而忽视其重要作用。我们回顾上面这个例子,上海市政工程管理局收到这家设计公司的信后会作何感想?社会知道这家设计公司的“百年售后服务”,会产生何种广告效应?这种自发的口碑相传恐怕比花钱做广告的效果要好得多。当前有许多企业利用档案解决产权纠纷、债务纠纷、技术难题的例子不胜枚举,挽回了数额巨大的经济损失,产生的经济效益也是非常巨大的,这也充分说明档案工作是能够“产出”的。
  企业档案包括文书档案、合同档案、产品档案、会计档案、知识产权档案、人力资源档案等,不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录,也是企业形象的载体和企业文化的重要组成部分,还是企业经营智慧和发展思想的结晶。企业档案作为生产要素是企业发展的基础资源和无形资产,其作用不亚于技术、设备、厂房、资金等其他生产要素。开展企业档案工作是企业基础性管理工作,是企业的窗口,是企业强化内部管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。企业档案工作是检验企业整体管理水平的一个测试点,能够反映出企业各个环节活动的管理水平。做好企业档案工作可以实现对企业各个流程进行有效的监督和追溯,更好地赢得客户、赢得市场。因此,企业应充分认识档案在企业工作中的重要作用,切实增强做好档案工作的自觉性和责任感,应像重视产品质量、经济效益、长远发展那样重视档案工作。(来源:中国档案报 作者:毛春韶)
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